회의운영매뉴얼을 만들때 참고 할 만한 글

스타트업 회의

 

첫 회의를 킥오프 라고 하는 것을 스타트업에서 처음 경험했다. 대표님이 이 회의를 진행하면서 비전과 목표 그리고 세부 내용들을 정리해 주셨고 다음 회의 때부터는 세부 내용 안건들에 대한 진행과정에서 부딪히는 일들에 대해서 토론을 진행했다. 내 생에 처음 회의란 게 이런 것이라는 걸 알았다. 

 

그전에 회의들은 업무의 통보였다. 군대식 상명하복 시스템에 의하여 부장이 과장에게 과장이 대리에게 대리가 사원에게 하는 역할과 업무를 분배한다. 그리고 실행한다 의견을 낸다면 회사 꺼꾸로 돌아간다며 뭐라 하거나 내가 말한 안건에 대한 업무를 결국 내가 하게 되어서 할 일만 많아졌다. 그래서 의견을 내지 않았다. 

 

 

잘 되는 회사들은 그들만의 언어와 회의문화가 있다. 앞서말한 스타트업은 회의를 하면서 항상 노트북에 회의내용을 기록했다. 말을 그대로 대화체로 기록을 하여 누가 어떤 말을 했는지 나중에 서로 공유했다. 그러면서 대화가 점점 필요한 말들, 중요한 이야기로만 구성이 되고 시간도 축약되었다. 효율적으로 회의가 진행되고 다음회의 때는 피드백이 있었다. 모니터링이 가능해지니 프로젝트에서 방황하는 게 줄었다. 

 

1. 효과적인 회의 방법 

1.1 명확한 회의 목표 설정

회의를 시작하기 전에는 반드시 명확한 회의 목표를 설정해야 한다. 회의목표는 참석자들이 회의에 대한 이해를 공유하고, 회의가 어떤 결론을 도출해야 하는지 명확하게 파악하는데 도움이 된다. 

 

1.2 회의 일정 및 안건공유 

회의를 효과적으로 진행하려면 참석자들이 회의 일정과 안건을 미리 알고 있어야 한다. 일정과 안건을 미리 공유하면 참석자들이 회의에 대해 사전에 생각하고 준비할 수 있으므로 효율성이 향상된다. 

 

1.3 적절한 참석자 선정

모든 직원이 모든 회의에 참석할 필요는 없다. 필요한 사람들만 회의에 참석하도록 하여 효율을 높일 수 있다. 

 

1.4 시간관리 

회의는 설정된 시간 안에 진행되어야 한다. 시작 시간과 종료시간을 명확하게 지키고, 안건 별로 할당된 시간을 초과하지 않도록 주의해야한다. 

 

 

2. 회의 내용 정리 방법

2.1 회의록 작성

 회의에서는 논의된 내용과 결정된 사항을 기록해야 한다. 회의록은 회의내용을 참조하거나  나중에 회의의 결정 사항을 확인할 때 중요한 도구가 된다. 

 

2.2 주요 결정 사항 강조 

회의록에서는 주요결정 사항을 명확하게 강조해야 한다. 이를 동해 참석자들이 회의에서 결정된 중요한 사항을 쉽게 파악할 수 있다. 

 

2.3 회의록 공유 

회의록은 모든 참석자들에게 공유되어야 한다. 이를 통해 참석하지 못한 사람들도 회의 내용을 이해할 수 있으며 나중에 참조하기 위한 기록이 된다. 

 

3. 회의 내용의 실천과 피드백 

3.1 실천 계획 수립

회의에서 결정된 사항은 실천계획으로 이어져야 한다. 이 계획에는 다음과 같은 내용이 포함되어야 한다. 

• 목표 : 회의 에서 결정된 사항을 실제로 어떻게 실행할 것인지에 대한 구체적인 방안
• 실행 담당자 : 각 업무를 담당하게 될 팀 또는 개인
• 시간표 : 목표를 달성하기 위한 일정

 

3.2 실천 단계에선의 커뮤니케이션 유지 

회의 후에도 계속해서 커뮤니케이션을 유지해야 한다. 담당자들이 진행 상황을 정기적으로 공유하고, 문제가 발생하면 즉시 알릴 수 있도록 해야 한다. 이를 통해 문제를 빠르게 해결하고, 계획을 업데이트할 수 있다. 

 

3.3 피드백과 검토 

실천 계획의 완료 후에는 팀이 모여 회의 결과와 그에 따른 행동을 검토해야한다. 이 과정에서는 다음과 같은 질문들을 고려해 볼 수 있다. 

• 목표를 달성했는가? 
• 문제점이나 어려움은 무엇이었나?
• 다음 번에 무엇을 개선할 수 있을까? 

이런 검토 과정은 회의의 효과를 증대시킨다. 이렇게 회의의 운영부터 회의록 작성, 실천 및 피드백까지 체계적으로 관리하고 조직화한다면, 회의의 효율과 결과를 크게 향상할 수 있다. 이 방법을 참고해서 회사의 고유 회의문화를 만들어가면 좋을 것 같다.