프로젝트관리 방법론과 도구 활용

목차

 

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프로젝트 관리라는것은 참여자의 생산성을 높이고, 마감일을 맞추고 우리가 목표한 결과를 달성하는데 필요한 행위이다. 아래 글은 방법론, 프로세스, 프로젝트 관리 도구에 대한 설명과 핵심구성요서를 적어본다. 프로젝트 관리자는 이러한 요소를 숙달하여 자신감있게 프로젝트를 이끌고 탁월한 결과를 만들어 보길 바란다. 

 

1. 방법론 

프로젝트를 효율적으로 관리하려면 올바른 방법론을 선택하는 것이 중요하다. 이 방법론은 프로젝트 활동을계획, 실행 및 제어 하기 위한 구조화된 프레임워크를 제공한다. 

 

1) 폭포수 방법론 (waterfall 방법론)

선형적이고 순차적인 접근방식을 따르는것을 말한다. 다음 단계로 이동하기 전에 한 단계를 완료하여 명확한 이정표와 정의된 결과물을 제공한다. 이 방법론은 프로젝트 요구사항이 잘 이해되고 크게 변경되지 않을 때 가장 잘 작동한다. 

 

 

제조업에서 많이 사용하는 방법론이고 요구사항정의서를 얼마나 잘 작성했는지에 따라서 진행과정이 매끄러워진다. 

 

2) 애자일 방법론(agile 방법론)

협업과 적응성을 강조하는 반복적이고 유연한 접근 방식이다. 여기에는 프로젝트를 더 작게 반복하거나 스프린트로 분할아여 지속적인 피드백과 조정이 가능하다. 애자일은 요구사항이 진화하는 프로젝트에 유용하며 팀원간의 긴밀한 협업을 장려한다. 

 

* 스프린트의 뜻 : 팀이 일정량의 작업을 완료하는 시간이 정해진 짧은기간을 말한다. '전속력으로 달리다', '전력질주' 를 뜻하는 낱말로 되어있다. 구글의 수석디자이너인 제이크 냅은 스프린트를 '최소의 시간으로 최상의 결과를 얻도록 조정된 최적의 프로세스'라고 극찬한 바있다. 

 

3) 하이브리드 방법론

하이브리드 방법론은 위의 폭포수 방법론과 애자일 방법론의 접근방식을 결합하여 특정 프로젝트 요구사항에 따라 맞춤형 프로젝트 관리를 허용하는 방법이다. 구조와 제어기능을 제공하면서도 유연성을 제공하므로 요구사항이 변화하는 복잡한 프로젝트에 적합하다. 

 

프로젝트의 목표, 팀 역학 및 조직 문화에 가장 잘 맞는 방법론을 선택해 프로젝트를 설계해야한다. 프로젝트 수명 주기 동안 필요에 따라 조정에 열려 있고 방법론을 조정하는 것이 중요하다. 

 

2. 계획 

효과적인 프로젝트 계획은 프로젝트 성공의 토대를 마련한다. 목표, 범위, 작업, 타임라인, 리소스 할당 및 종속성을 간략하게 설명한다. 아래는 계획을 세울 때 고려해야할 몇가지 주요 단계를 설명했다. 

 

1) 프로젝트 목표정의 

프로젝트의 원하는 결과와 목표를 명확하게 설명한다. 이렇게 하면 팀과 이해관계자를 조정하여 모두가 프로젝트의 목적을 이해할 수 있다. 

2) 작업세분화 

프로젝트를 더 작고 관리하기 쉬운 작업과 하위 작업으로 나눈다. 기술과 전문성에 따라 팀원에게 책임을 할당한다. 

 

3) 일정 수립 

각 작업 및 이정표에 대해 현실적이고 달성 가능한 일정을 설정한다. 프로젝트가 순조롭게 진행되도록 종속성과 중요 경로를 고려해야한다. 

 

4) 리소스 할당 

인적자원, 장비 및 예산을 포함하여 프로젝트를 성공적으로 완료하는데 필요한 자원을 식별한다. 리소스가 적절하게 할당되고 필요할때 사용할 수 있는지 확인한다. 

 

5) 의사소통 및 문서화 

팀 및 이해관계자와 명확한 커뮤니케이션 채널을 유지한다. 프로젝트 계획을 문서화하고 모든 관련 당사자와 공유하여 모든사람이 가은 페이지에 있도록한다. 

 

변경사항이나 새로운 요구사항을 수용하기 위해 프로젝트가 진행 됨에 따라 프로젝트 계획을 정기적으로 검토하고 업데이트 해야한다. 

 

3. 프로젝트 관리도구 

프로젝트 관리도구를 활용하면 프로젝트를 효과적으로 관리하는 능력을 크게 향상 시킬수 있다. 이러한 도구는 협업, 커뮤니케이션 및 추적을 간소화하여 효율적인프로젝트 실행을 보장한다. 현재는 다양한 협업도구가 출시되었는데 기본 구성은 아래와 같다. 

 

1) 간트차트 

gantt 차트는 프로젝트 작업, 타임라인 및 종속성을 시각적으로 ㅍ표현한다. 진행 상황을 추적하고 병목현상을 식별하며 이해 관계자에게 프로젝트 상태를 전달하는데 도움이된다. 

 

2) 칸반보드 

kanban 보드를 사용하면 일반적으로 열(ex. '해야할일','진행중','완료됨') 으로 표시되는 다양한 완료 단계의 작업을 시각화할 수 있다. 워크플로관리를 용이하게 하고 팀이 리소스의 우선 순위를 지정하고 효율적으로 할당할 수 있도록 한다. 

 

3) 협업 및 커뮤니케이션도구 

slack, microsoft teams 또는 프로젝트별 플랫폼과 같은 도구는 실시간 통신, 파일 공유 협업 기능을 제공한다. 그들은 효과적인 팀 커뮤니케이션을 촉진하고 개선한다. 

 

 

스타트업이나 소상공인들은 매출이 작거나 팀원이 적어 소수 정예로 움직이는데 비용을 들이지 않는 선에서 도구를 추천하자면 간트차트는 구글 스프레드 시트나 엑셀로 만들어 서로 공유하고 칸반보드는 화이트보드나 포스트잍을 통해서 같이 볼수 있는 게시판에 설치하여 진행상황을 한눈에 보기 쉽게 하는게 비용이 들어가지 않는 방법이다. 협업도구는 카카오톡을 사용해서 팀단위로 오픈톡방을 나눠 공유하면 된다. 

 

프로젝트는 도구를 잘 활용하는게 효율이 좋지만 효과는 어떻게 사용하고 있는지를 아는것에 있다. 일을 잘하는 방법에 대해서 서로 고민하고 공유하며 비전을 달성하는 방향으로 나아갈때 성공에 가까워진다.