회의록작성법 (첨부. 회의록양식)

회사생활에서 부서를 가리지 않고 공통으로 하는 행동 중에 하나가 회의이다. 누구나 회의에 참석하고 그에 따라서 업무를 수행하게 된다. 회의는 업무의 시작과 끝을 담당하고 있다. 

 

회의는 안건을 주제로 참석자들의 의견을 나누고 결정과 동의를 구하는 과정이다. 그 과정을 기록하고 보존하는 것이 회의록이다. 이번에는 이 회의록을 작성하는 회의록작성법에 대해서 글을 써보려 한다. 

 

회의록작성법을 보기 전에 회의 목적을 알아야 한다. 그에 따라서 양식이 달라지기 때문이다. 보통 회의의 목적은 4가지로 압축할 수 있다. 

1. 정보공유 : 상호교류 촉진 및 협동심을 고취 
2. 의사결정 : 문제해결방안을 모색하고 중요한 사안에 관하여 결정 
3. 계획 입안 : 필요한 계획이나 일정을 기획하고 정리 
4. 아이디어 도출 : 발상의 전환을 통한 개선 및 혁신을 도모

 

이런 회의의 목적에 따라서 회의록은 달라지게 된다. 그리고 이런 회의들의 증거자료로 회의록이 쓰인다. 

1. 회의록 종류 

위 4가지 회의 목적에 따라 회의록에는 정보교류를 위한 회의록과 문제 해결을 위한 회의록으로 분류할 수 있다. 

• 정보교유를 위한 회의록 
  • 부서 내 미팅
  • 정례회의
  • 사내 전체 회의
  • 부분별 회의
  • 계급별 회의 
• 문제 해결을 위한 회의록
  • 영업회의
  • 신상품 개발 회의
  • 프로젝트 회의
  • 판매계획 검토 회의
  • 기획 회의 

아이디어 회의하는 모습

2. 회의록 구성요소 

회의록 양식에 꼭 들어가야 하는 요소들을 적어봤다. 몇 가지는 회의의 종류나 방법에 따라서 더 추가하거나 빼도 된다.

 

• 회의 제목, 날짜, 시간, 장소
• 참석자 명단 ( and 불참자, 불참사유)
• 전 회의록 승인 내용
• 주요 안건
• 회의 내용
• 채택 사항과 유보사항
• 향후 일정 (다음 회의 날짜, 장소, 계획) 
• 수신처란(타 부서 배포가 필요한 경우)

※ 회의록 양식 :

업무회의록 양식(샘플).xlsx

0.01MB

 

 

 

3. 회의록 작성법 

 회의록 작성법 양식을 보면 간단명료하게 작성되어야 함을 알 수 있다. ISO 양식을 봐도 한 페이지 안에 담아서 결제를 받을 수 있게 되어 있는데 요즘은 회사에서 안건에 대한 내용을 기록하는 것에 그치지 않고 회의상에 있었던 모든 일을 기록하는 방법을 채택하고 있다. 이러한 이유는 발언 건 분쟁 또는 법적인 시시비비로 인한 책임 소지를 판별할 수 있는 척도가 되기 때문이다.  그래서 만약 ISO 서류를 사용하는 회의록 이면 그건 따로 작성하고 본 회의는 녹음과 회의록 속기를 통해 회의록을 남겨놓기를 추천한다. (Tip. 회의록은 구글 문서를 사용한다면 저장에 대한 부담 없이 사용할 수 있다)

 

회의록 작성법은 예스폼이나 회사별 맞춤 양식을 작성해서 사용하면 되는데 향후 논쟁이 되는 부분에 대해서 설명해본다. 

회의록 양식

• 참석자
  • 회의에 참석한 사람과 불참한 인원의 명단을 기재하는 항목
  • 참석인원을 정확히 작성하여 후일 회의에 참석 여부에 관하여 논쟁이 생기지 않도록 해야 한다. 
• 주요 안건
  • 핵심 안건을 기재하는데 여러 안건이 있으면 모두 기록한다. 
• 참석자 의견 
  • 일목요연하게 적되 페이지가 모자라면 별지를 사용하거나 해당 칸을 확장해서 사용한다. 
• 채택 사항 (위 사진에서는 의결사항에 쓴다)
  • 회의를 통해서 확정된 사항과 향후 진행 일정을 함께 기재하여 스케줄을 계획할 할 수 있도록 한다. 
  • 페이지가 모자라면 별지를 사용하거나 해당 칸을 확장해서 사용한다. 
• 유보사항 (위 사진에서는 참고사항에 쓴다)
  • 회의를 통하여 논의되었지만 검토가 더 필요하거나 채택되지 않은 안건에 관하여 유보된 사유와 함께 작성한다. 채택 사항과 유보사항을 잘 체크하여 시행착오를 줄일 수 있도록 해야 한다. 
• 서명
  • 내부 회의라면 서명은 선택사항이지만 
  • 외부업체와의 회의라면 서명을 해두는 것이 좋다. (법적 효력이 생긴다)

위 양식은 회사 보관용으로 사용하면 좋을 것 같다. 먼저 말했듯 요즘에는 모든 내용을 녹취하거나 적어서 회의의 법적인 책임 소지를 판별하는 척도가 되기 대문에 아래처럼 구글 문서에 모두 적는다. 

 

회의명 : 00000 

참가자 : A 부장, B 과장, C 대리

날짜 : 00. 00. 00. 

장소 : 000 사무실 

 

A 부장 : ------------------------------

 

B 과장 : ------------------------------- 

 

C 대리 : ------------------------------ 

 

※회의 때 발언한 내용을 모두 적는다. 

 

이때 적는 사람들은 1명에서 2명 정도 같이 기록하면 편하다. 그리고 녹음할 경우에는 참석자의 동의를 얻어 녹음한다. 

 

 

4. 회의 준비와 마무리 

회의 시작 전에는 회의 참가자에게 회의 개최 통지를 한다. 통지할 때는 날짜, 구성원, 준비자료에 대한 내용을 포함한다. 그리고 구성원과 목적에 맞는 회의실을 예약하고 해당 날짜가 된다면 다과를 준비한다. 회의의 마무리는 서명이나 회의 안건에 대해서 다시 한번 공유하고 이를 메일로 공유해서 누락이 없도록 한다. 메일로 보내는 것은 향후 법적 증거자료가 될 수 있다.